DigiDoc
Nétive DigiDoc: digitaal document management
De inzet van flexibel personeel gaat gepaard met de nodige documenten. Per dossier wil je de stand van zaken snel kunnen controleren: zijn alle documenten aanwezig? Is de opdrachtbevestiging ondertekend? Is het praktijkcertificaat nog geldig?
Nétive DigiDoc, de Nétive-module voor digitaal document management, geeft al deze informatie én helpt afdwingen dat een document wordt toegevoegd, verlengd of ondertekend. DigiDoc scheelt niet alleen veel tijd en geblader, het verhoogt ook de kwaliteit van de dossiers - dus van uw proces.
Digitaal dossier
Nétive DigiDoc is allereerst een digitaal dossier waarin u per flexkracht en per contract de documenten kunt archiveren die relevant zijn in uw organisatie. Te denken valt aan:
- Getekende opdrachtbevestiging
- Curriculum vitae
- Verklaring omtrent gedrag
- Verklaring deelname Job®
- Kopie legitimatiebewijs
- Geheimhoudingsverklaring
- Accountantsverklaring
- Verklaring ArbeidsRelatie (VAR)
- Veiligheidsinstructies, certificaten, diploma´s, handleidingen, et cetera
Natuurlijk variëren de benodigde documenten van branche tot branche. Met Nétive DigiDoc archiveert u snel en eenvoudig wat u wilt. U maakt het papieren archief overbodig en bespaart op kostbare opslagruimte en tijdrovend beheer.
Procesbewaking: controles
Minstens zo belangrijk is dat Nétive DigiDoc de gegevens uit het digitale dossier gebruikt om uw processen te optimaliseren.
Voorbeeld 1
DigiDoc controleert of de ondertekende opdrachtbevestiging aanwezig is. Ontbreekt dit document, dan krijgt de manager die de uren accordeert - afhankelijk van de gekozen instellingen - een signalering of een blokkade van de toegang tot de declaratie. Uiteraard gebeurt dit onder vermelding van de reden.
Voorbeeld 2
Heeft een freelancer of zelfstandige zonder personeel (zzp'er) geen Verklaring ArbeidsRelatie (VAR) aangeleverd? Afhankelijk van uw procesinrichting volgt een signalering of een blokkade van de toegang tot de declaratie. Betaling wordt onmogelijk en daarmee is het risico van naheffingen over een verkapt dienstverband geminimaliseerd.
Nétive DigiDoc zorgt op de door u gewenste momenten voor punctualiteit, kwaliteit en risicobeheersing.
Rapportages: direct sturen
Nétive DigiDoc levert glasheldere rapportages over de digitale dossiers van uw flexkrachten en contracten. U heeft altijd en overal overzicht en inzicht. Daardoor kunt u direct sturen. Met Nétive DigiDoc voldoet u eenvoudig aan complexe wet- en regelgeving en aan de eisen van uw organisatie.
Gemak en zekerheid
Net als de standaardconfiguratie van Nétive Job is Nétive DigiDoc altijd en overal beschikbaar als online service. Alles wat u nodig heeft is een pc, een browser en een internetverbinding. Nétive DigiDoc biedt u niet alleen veel gemak, maar ook de zekerheid dat uw dossier altijd beschikbaar is. Zonder zorgen over security, backups of upgrades.