Drie dingen waarmee een VMS kan helpen met de WAB

Met een VMS (Vendor Management Systeem) kunt u de volledige regie voeren over uw inhuurproces. Dat is niet alleen het doorlopen van het proces van behoeftestelling tot en met facturering, maar ook het ondersteunen in het correct toepassen van de geldende wet- en regelgeving. Het Nétive VMS beschikt over een uitgebreide set gereedschap om u hierbij te helpen: signalering, rapportage en documentmanagement zijn allen een onderdeel van het ingebouwde “Compliance Management Systeem”.

Met de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) treedt een aantal in het oog springende maatregelen in werking per 1 januari 2020. Veel van deze maatregelen zijn direct of indirect voelbaar voor (inhuur)overeenkomsten die afgesloten zijn na deze datum. Een VMS kan helpen om deze maatregelen te beheren en te beheersen. Hier volgen er drie:

1. Signalering en dossiervorming oproepkrachten

Vanaf 1 januari 2020 is de oproepkracht een formeel juridische contractvorm geworden. Het doel hiervan is om meer bescherming te bieden voor deze groep werkenden. Het wordt bijvoorbeeld verplicht om:

  • De oproepkracht de afgesproken uren door te betalen als de oproep wordt afgezegd of gewijzigd binnen 4 kalenderdagen voor de start van de oproep;
  • De oproepkracht moet na elke 12 maanden in de 13e maand een voorstel ontvangen voor een vaste arbeidsomvang.
    Ook belangrijk: een uitzendovereenkomst zonder vaste arbeidsomvang of loonbetalingsverplichting wordt automatisch een oproepkracht!

Via ons VMS kunt u inzien en signaleren wanneer u een oproepkracht heeft opgeroepen en in hoeverre de oproep is gewijzigd of geannuleerd binnen de 4 kalenderdagen. Met behulp van rapportages kunt u trends ontdekken wanneer dit gebeurt. U kunt precies zien wanneer een oproepkracht 12 maanden beschikbaar is geweest voor oproepen en verplicht een voorstel moet ontvangen voor een vaste arbeidsomvang. Gemakkelijk de gemiddelden kunnen opvragen van de oproepduur helpen u hierbij. En omdat u deze gemiddelden kunt zien van alle soortgelijke oproepkrachten, kunt u betere beslissingen nemen tijdens uw strategische personeelsplanning.

2. Dossiervorming leverancier bij payrollovereenkomsten

Tot 1 januari 2020 waren de uitzendovereenkomst en payrollovereenkomst juridisch gelijk. Vanaf 1 januari 2020 gelden de meer flexibele regelingen voor uitzendovereenkomsten niet meer voor payrollovereenkomsten. Dit gaat zelfs tot op leveranciersniveau: er wordt gericht gekeken in hoeverre de juridische entiteit die de payrolldienstverlening levert geen allocatiefunctie verricht en/of verricht heeft voor het tot stand komen van de payrollovereenkomst. Er mag dus geen sprake zijn van het bij elkaar brengen van vraag en aanbod. Sterker nog: dat gaat zover dat de fiscus kan controleren in hoeverre de leverancier beschikt over een vacaturewebsite voor vraag en aanbod! Deze check is niet limitatief.

In het leveranciersdossier van ons VMS kunt u vastleggen welke checks u heeft uitgevoerd om te controleren of een leverancier geen allocatiefunctie (heeft) verricht. Ook kunt u uitsluiten dat een dergelijke payrollleverancier uitzend- of detacheringsovereenkomsten aangaat door deze te verhinderen in het systeem.

3. Signalering payrollovereenkomsten

Er zijn een paar belangrijke meetpunten relevant bij een payrollovereenkomst, die rechtstreeks invloed hebben op de premies die de formele werkgever (de payrolldienstverlener) moet afdragen. Deze kunnen door de payrolldienstverlener worden doorberekend aan de klant:

  • Een overeenkomst die binnen 5 maanden wordt beëindigd: aanpassing AWF premie met terugwerkende kracht van laag naar hoog;
  • Een overeenkomst waar meer dan 30% meer wordt verloond dan afgesproken op de overeenkomst: aanpassing AWF premie met terugwerkende kracht van laag naar hoog;
  • Er mag maximaal een keten van 3 tijdelijke overeenkomsten worden gegeven, daarna volgt een overeenkomst voor onbepaalde tijd.

Met behulp van rapportages en signalering heeft u inzicht in welke payrollovereenkomsten binnen 5 maanden zijn beëindigd. Als leveranciers die kosten doorberekenen, dan worden deze kosten automatisch doorgerekend en opnieuw door ons systeem verwerkt tot een factuur. Door het geautomatiseerd het aantal gecontracteerde uren te vergelijken met het aantal geschreven uren, kan vroegtijdig worden gesignaleerd of de 30% overschrijding van de overeenkomst wordt bereikt. En natuurlijk is het tellen van het aantal payrollovereenkomsten standaardfunctionaliteit van ons Vendor Management Systeem.

Chris-Neddermeijer-Netive

Chris Neddermeijer
Solution Architect
Nétive VMS

Het doel van de Wet Arbeidsmarkt in Balans is om het verschil tussen flexibele arbeid en vaste werknemers te verkleinen. De wet heeft dus impact voor uw vaste medewerkers, maar ook voor uw ingehuurde medewerkers. Ons Nétive VMS kan u goed ondersteunen bij het beheren en beheersen van uw oproepkrachten en payrollkrachten binnen het kader van de wet. Bent u al helemaal klaar voor de WAB? Heeft u nog vragen? Neem gerust contact met ons op!