De inzet van flexibel personeel brengt tegenwoordig heel wat verplichtingen met zich mee. Deze verplichtingen komen van buitenaf (door wet- en regelgeving), maar soms ook van de interne organisatie, die een bepaalde werkwijze wil afdwingen. Inhuur compliance management is een ogenschijnlijk complex, maar kan gelukkig vrijwel geheel met Nétive VMS. Waar moeten we zoal aan denken?
Dossiervorming per flexmedewerker
Een dossier per flexmedewerker zodat op ieder moment de stand van zaken gecontroleerd kan worden. Is de opdrachtbevestiging ondertekend? Is het praktijkcertificaat nog geldig? Relevant voor de organisatie zijn bijvoorbeeld:
- Curriculum vitae
- Verklaring omtrent gedrag
- Geheimhoudingsverklaring
- Veiligheidsinstructies, certificaten, diploma’s, handleidingen, et cetera
Wet- en regelgeving
Voor veel organisaties is volledig voldoen aan de wet- en regelgeving een van de belangrijkste drijfveren om een inhuurprogramma te starten. Denk aan de Flexwet, de Wet Deregulering Arbeidsrelaties en de AVG. De risico’s van op de verkeerde manier personeel inhuren zijn hoog. Ons VMS kan helpen deze risico’s te verminderen.
Interne regelgeving
Een van de belangrijkste interne regels is de procuratiestructuur, kort gezegd: wie mag er tekenen? In een VMS kan deze structuur volledig inregelen of zelfs overnemen vanuit de interne ERP-systemen. Een zogeheten audittrail (wie heeft wat goedgekeurd?) is een belangrijk aspect van compliance.
Dossiervorming van leveranciers
Ook per leverancier kan een dossier opgebouwd worden. Met daarin bijvoorbeeld:
- Inleenvoorwaarden
- Getekende opdrachtbevestiging
- Accountantsverklaring
Minstens zo belangrijk is het om deze gegevens altijd actueel te hebben. Bijvoorbeeld bij een controle van de arbeidsinspectie, kan er altijd een up-to-date dossier aanwezig overhandigd worden van al het tijdelijk personeel. Natuurlijk variëren de benodigde documenten van branche tot branche. Per document kunt eisen rondom geldigheidsduur, bewaartermijnen en anonimiseren ingesteld worden.
