Statement of Work – project tracking en compliance

Volledig geïntegreerd met ons VMS, biedt onze Statement of Work project tracking functionaliteit voor de registratie van deliverables, mijlpalen, documenten, medewerkers, compliance, ontvangsten en facturering. Dit onderdeel vult SoW worker management aan met het vastleggen, beheren, factureren en rapporteren van de details van het project / aangenomen werk. Uiteraard ondersteunen we hierbij “time and material” gebaseerd afrekenen, maar ook per deliverable/mijlpaal.

Waarvoor is project tracking bedoeld?

Dit onderdeel is niet bedoeld als een vervanging voor uw reguliere projectmanagement tool, maar met name om compliance risico’s te reduceren en volledig grip op het projectbudget en de afrekening te krijgen.

In één oogopslag heeft u transparant inzicht in het project: van gereserveerd, toegewezen en uitgeput budget, medewerkers, ontvangsten, documenten en factureren. Een unieke feature is het kunnen vastleggen van alle leveranciers in de keten: als de aannemer van het project zelf werk uitbesteed, dan kan deze leverancier ook worden beheerd. Hiermee kunt u bijvoorbeeld risico maximaal reduceren binnen het kader van de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKA).

Project tracking screenshot

Deliverables en mijlpalen registratie met "Work Items"

In onze Statement of Work project tracking functionaliteit kunt u zelf definiëren hoe u uw projecten wilt organiseren. Dat kan bijvoorbeeld zijn op basis van deliverables, mijlpalen, vaste afrekenmomenten, tijd of materialen. Deze basis, bij ons “work items” genoemd, kunt u geheel zelf definiëren. Per work item kunt u vastleggen wat voor type levering het is, wat het benodigde budget is en wanneer afgerekend moet worden. Uiteraard kunt u work items via een goedkeuringsproces laten verlopen.

Work items overzicht

Gereedmelding en facturering

Zodra een deliverable of mijlpaal (oftewel ‘work item’) gereed is, dan kan deze met één druk op de knop worden gereed gemeld. Deze gereedmelding kan via een goedkeuringsproces verlopen binnen uw projectorganisatie. Een ‘work item’ kan naar wens ook gedeeltelijk gereed worden gemeld.

Screenshot gereedmelding levering

Pas zodra een gereedmelding is goedgekeurd, kan deze door de leverancier worden gefactureerd. Het factureren gaat via onze krachtige factuurmodule die ook voor reguliere inhuur wordt gebruikt. Als u bijvoorbeeld een project heeft uitbesteed aan én inhuurt van dezelfde leverancier, dan kunnen naar wens beiden op dezelfde factuur worden opgenomen.

Compliance en leverancierbeheer

Compliance is binnen de meeste inhuurprogramma’s een van de belangrijkste drijfveren. Binnen het reguliere inhuurproces kunt u binnen ons VMS rekenen op ons flexibele compliance management systeem. Voor op Statement of Work gebaseerde opdrachten passen we dit systeem ook toe: van worker compliance tot en met volledige registratie en compliancemanagement van de keten van leveranciers.

SoW supplier management screenshot

Om dit proces zo gemakkelijk mogelijk te laten verlopen, kan uw “hoofdleverancier” van de Statement of Work alle leveranciers zelf toevoegen aan wie (deel)taken zijn uitbesteed. Denkt u bijvoorbeeld aan een bureau, die names de hoofdleverancier een projectplan laat schrijven door een freelancer.

Met deze unieke functionaliteit kunnen derde leveranciers de ingezette medewerkers toevoegen aan het project. Hierdoor bereikt u compliance in de gehele keten ingezet voor het project!

Realtime inzicht in budget en actuals

Via onze krachtige rapportagemodule heeft u 24/7 realtime inzicht in het budgetgebruik, zelfs verdeeld in aparte posten binnen het project (Work Breakdown Structure, WBS). En, natuurlijk zoals u gewend bent van ons VMS, kunt u ongelimiteerd doorklikken in de dashboards en rapportages. Via één dashboard inzicht in al uw externe medewerkers, compliance, budget en actuals – dat is volstrekt normaal bij Nétive!

Voorbeelden (klik voor groter)SoW budget gebruik SoW WBS screenshot