‘Interne cultuurverandering is net zo belangrijk als het implementeren van een systeem.’
Ben Van Olffen (Regio West-Brabant) over rechtmatig en kosteneffectief inhuren van flexibel personeel
Sinds jaar en dag zijn de belangrijkste redenen om inhuur van flexibel personeel te gaan professionaliseren enerzijds grip op kosten en anderzijds het voldoen aan wet- en regelgeving. Ook (decentrale) overheidsorganisaties nemen kosteneffectiviteit en rechtmatigheid zeer serieus. Over deze onderwerpen spraken wij Ben van Olffen van de gemeenschappelijke regeling ‘Regio West-Brabant’. We blikten samen met hem terug op wat hij met zijn team en in samenwerking met Nétive de afgelopen jaren bereikt heeft.
Hoi Ben, leuk dat we je vandaag even mogen spreken. Wil jezelf en je organisatie introduceren?
Zeker! Onder de merken Flex West-Brabant en Mobiliteitscentrum West-Brabant adviseer ik de bedrijfsvoeringsorganisaties van gemeentes en andere overheidsorganisaties in onze regio over flexibele inhuur van personeel.
Waar zetten jullie Nétive VMS voor in?
Voor Flex West-Brabant maken we gebruik van Nétive VMS. Tien jaar geleden zijn we daarmee gestart. Directe aanleiding was het grote volume aan inhuur tegen hoge tarieven, waarvan we dachten dat dat scherper kon. Daarnaast wilden we als regio onze flexopdrachten toegankelijker maken voor bijvoorbeeld MKB uitzenders; detacheerders en ZZP-ers.
De samenwerking tussen de 23 overheidsorganisaties bij ons in de regio is vrij uniek. Samen maken we het mogelijk om voor het grote totale inhuurvolume dat we hebben, gecentraliseerd en kosteneffectief in te huren.
Nétive: Hoe hebben jullie dit aangepakt?
We hebben gezocht naar een bedrijfsvoeringspakket om deze processen mee te kunnen uitvoeren en zijn toen bij Nétive uitgekomen. Daarnaast was het realiseren van een cultuurverandering bij de deelnemende organisaties de grootste uitdaging en dat gaat natuurlijk veel verder dan het implementeren van een systeem.
‘Rechtmatigheid van inhuur is van groot belang voor een overheidsorganisatie.’
Vervolgens zijn de aanbestedingsregels veranderd en werd het nodig inhuuropdrachten via een aanbestedingsprocedure in de markt te zetten. Hiervoor moesten de deelnemende organisaties het aanbestedingsproces kunnen volgen, inclusief de dossiervorming in alle fases van deze kleine aanbestedingen. Omdat de regels hierover strenger werden en het inhuurvolume steeds groter werd, groeide de aandacht voor het inhuurproces ook bij de interne controle, de accountant en bij de politiek. Als Flex West-Brabant was dit een mooie uitdaging. We hebben uiteindelijk de nodige rechtmatigheid kunnen realiseren, op een transparante en intern toetsbare manier.
Kun je concreet maken welke kostenbesparing er is gerealiseerd?
Op een uurloon is het om verschillende redenen lastig te zeggen. Uurlonen zijn immers erg afhankelijk van de gestelde eisen en het aangeboden talent en vergelijken is lastig, zeker als je geen gegevens voorhanden hebt van voor je professionaliseringsslag. Vanuit inkoop oogpunt kun je wel stellen dat gebruik maken van de open markt je 10 tot 15% aan kosten bespaart, zeker met het volume dat wij inhuren. Dus werken op deze manier scheelt je aanmerkelijk in de maatschappelijke kosten, tot wel enige miljoenen, die je niet hoeft uit te geven en je de belastingbetaler dus bespaart.
‘Kosteneffectief inhuren is als overheidsorganisatie je maatschappelijke plicht aan de belastingbetaler.’
Vergeet overigens ook niet de besparingen die je in het proces maakt. Door het proces gecentraliseerd in een bedrijfsvoeringspakket uit te voeren, inclusief urenstaten en facturen, scheelt je dat enorm veel administratieve handelingen. Met name het automatiseren van uren goedkeuringen en op basis daarvan automatische reverse billing schelen enorm in de uitval die je normaal gesproken altijd hebt in dit soort processen.
Wat is jouw gouden tip aan collega organisaties die met hun inhuurkosten en rechtmatigheid aan de slag willen?
Je bent er niet met alleen het implementeren van een systeem. Cultuurverandering is minstens zo belangrijk. Positioneer het niet als een softwarematig speeltje van HR, maar maak iedereen bewust van wat je ermee wil bereiken en wat ieders aandeel daarin is. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid en ook als management in een overheidsorganisatie dien je daar het goede voorbeeld in te geven.
