Door Chris Neddermeijer

Wie flexibele medewerkers inzet, wil daar natuurlijk graag zoveel mogelijk grip op houden. Daar zijn ook steeds meer aanleidingen voor, zoals nieuwe privacyregels. De doorontwikkeling van grip op inhuur naar grip op data biedt organisaties een nieuw perspectief.

Grip op inhuur

De term ‘grip op inhuur’ kwam bij veel organisaties zo’n 10 jaar geleden in zwang. Vaak met als aanleiding dat de inhuur van externen flink was gegroeid, maar het inzicht op wat en wie er ingehuurd werd ontbrak. Laat staan dat er een inkoop- of inhuurbeleid was. Registreren van basiszaken als personen, tarieven, uren en contractvoorwaarden gaf enige orde in de chaos.

Grip op kosten

De economische crisis gaf een extra impuls om grip te krijgen op wie er als externen ingezet werden. De kosten beperken, zowel per ingezette medewerker als in totaal, kwam bovenaan de agenda te staan van iedereen die betrokken was bij inhuur.

Grip op wetgeving

Met een flink gegroeid aantal zelfstandigen en andere vormen van flexwerkers groeide ook de aandacht van de wetgever hiervoor. De Wet Werk- en Zekerheid, de Wet Aanpak Schijnconstructies, Wet Ketenaansprakelijkheid en natuurlijk de Wet DBA kwamen als gevolg daarvan en proberen allemaal de wereld van inhuur te reguleren. Ze vragen allemaal weer nieuwe en andere zaken van opdrachtgevers. Wat is de inhoud van opdrachten? Wat zijn de looptijden van contracten? Het is een aardige lijst van gegevens, termijnen en documenten die je moet vastleggen om nog compliant te zijn.

Grip op privacy

Als je het hebt over wetgeving, komt daar binnenkort de AVG nog eens bij. Deze verordening scherpt de regels omtrent de omgang met privacygevoelige persoonsgegevens behoorlijk aan. En veel van de gegevens die organisaties over externe medewerkers willen, of zelfs moeten, vastleggen is privacygevoelig.

Als een organisatie al geen grip op inhuur heeft, dat is die AVG misschien wel het laatste zetje om dat nu echt en professioneel te gaan doen. Deze wet dwingt je na te denken over de waarde van data en een grondslag voor het bewaren ervan te bepalen. De waardevolle managementinformatie die je opbouwt blijft hoe dan ook na invoering van de AVG bestaan, zolang je maar de persoonsgegevens niet meer opslaat.

Naast het zorgvuldiger opslaan van gegevens en het respecteren van maximale bewaartermijnen vereist de AVG ook dat personen bij jou opgeslagen gegevens kunnen opvragen. Dat vraagt nogal wat van hoe je je data over die personen bewaart. Cruciaal is ook om richting de toezichthouders duidelijk te maken hoe je documenten vastlegt.

Grip op data

Weten wie er wanneer als externen bij je rondlopen. Inzicht in hun tarieven. Inzicht in looptijden van opdrachten en de totale kosten. Voldoen aan wetgeving. Het verlangt heel wat van organisaties om al die gegevens vast te leggen. Ondertussen bouw je daarmee wel ‘per ongeluk’ een schat aan data op. Over gebruikelijke tarieven, over kwaliteiten van mensen, over welke wervingskanalen succesvol zijn en welke niet, over doorlooptijden. Big data en small data die, als je ze op de juiste manier uit die systemen haalt, enorm waardevolle bronnen aan managementinformatie kunnen zijn.

Mits je ze op de juiste manier anonimiseert, kun je die data over externen overigens ook onder de AVG nog prima blijven verzamelen en gebruiken. De AVG vereist namelijk vooral dat je grip op data hebt. Maar wie de waarde van die data snapt, zou ook niet anders willen. Noem het de ‘collateral damage’ van de nieuwe wetgeving: een toename in datakwaliteit. Hoera! Zo wordt al die lastige wetgeving misschien toch nog een geluk bij een ongeluk…

Bron: ZiPconomy